Vanaf het jaar 2022 wil de fiscus een beter zicht krijgen op alle terugbetalingen die gedaan worden onder de noemer “Kosten eigen aan de werkgever”.
Daarom zullen alle kosten en terugbetalingen aan een werknemer of bestuurder/zaakvoerder dienen vermeldt te worden op de loonfiches.
Waar moet u dan op letten?
Wat zijn kosten eigen aan de werkgever ?
In tegenstelling tot een bezoldiging is een terugbetaling van een ‘kost eigen aan de werkgever’ geen vergoeding voor een arbeidsprestatie en wordt dit dus niet als ‘loon’ of ‘bezoldiging’ gekwalificeerd.
Het betreft immers een terugbetaling van een kost die geldt als beroepskost voor de onderneming/werkgever. De terugbetaling van zulke kosten kan gebeuren op basis van bewijsstukken (variabele onkostenvergoeding), maar veel ondernemingen opteren ook voor periodieke (vaak maandelijkse) forfaitaire bedragen (vaste onkostenvergoeding) of een combinatie van beide.
Ficheverplichting tot 2021. T.e.m. inkomstenjaar 2021 volstond het dat u op de fiscale fiche 281.10/281.20 ‘JA’ vermeldde, als u een ‘forfaitaire onkostenvergoeding op
basis van ernstige normen’ en/of een ‘kostenvergoeding vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten‘ ontvangen had. Enkel voor de onkostenvergoedingen die niet volgens ‘ernstige normen’ vastgesteld waren, moest u het bedrag vermelden op de fiscale fiche.
Ficheverplichting vanaf 2022. Voor terugbetalingen vanaf inkomstenjaar 2022 moet u ook het bedrag van de forfaitaire vergoedingen en/of de variabele vergoedingen (op basis van bewijsstukken) vermelden op de fiscale fiches.
Let op 1! Bij een onjuiste of onvolledige aangifte van forfaitaire onkostenvergoedingen zijn deze kosten niet aftrekbaar voor uw vennootschap en riskeert u een boete van € 50 tot € 1.250.
Let op 2! Bij een onjuiste of onvolledige aangifte van variabele vergoedingen op basis van bewijsstukken kan de fiscus enkel een boete van € 50 tot € 1.250
opleggen. De kosten blijven in principe wel aftrekbaar voor uw vennootschap.
Hierna enkele voorbeelden van werkelijke kosten die op de fiche dienen te komen :
Het gaat hier telkens om kosten die de bedrijfsleider met eigen gelden (cash) of persoonlijke bankkaart betaalt :
- Bloemen voor een klant
- Postzegels of aangetekend schrijven
- Kantoormateriaal per ongeluk betaalt met de privé kaart
- Een traktatie op een evenement
- Etc…
Gouden regel : betaal alles voortaan met een bankkaart van de vennootschap of via overschrijving vanuit de firma.